Обработка счетов ИИ: практическое руководство для малого бизнеса

Обработка счетов с помощью ИИ помогает бизнесу превращать счета поставщиков в записи, которые бухгалтерская команда может проверить и использовать. Она может читать PDF или скан, извлекать суммы и реквизиты и готовить черновик счёта. Практическая польза — меньше перенабора и более чёткая очередь на проверку. Однако правильное прочтение счёта не подтверждает, что поставщику следует платить.

Для малого или среднего бизнеса разумный первый проект охватывает один маршрут от получения до утверждённой бухгалтерской записи. Авторизацию платежа оставьте отдельно. Вот как определить масштаб такого проекта, протестировать его на сложных документах и решить, устраняет ли он достаточно работы, чтобы оправдать затраты.

1. Определите, какая часть процесса обработки счетов нуждается в помощи

Проследите недавний счёт через ваш бизнес. Куда он поступил? Кто внёс данные? Кто проверил покупку? Что вызвало задержку? Автоматизация извлечения мало поможет процессу, который большую часть времени проводит в ожидании безымянного утверждающего.

Полезный рабочий процесс состоит из шести этапов: получение документа, определение его типа, извлечение необходимых полей, проведение проверок, получение утверждения и подготовка бухгалтерской проводки. Назначьте каждому этапу ответственного и видимый статус. Счёт, который невозможно прочитать, должен попадать в очередь исключений с указанием причины, а не исчезать между входящими и бухгалтерией.

Отдельный ИИ-сервис становится более актуальным, когда нужно объединить несколько каналов поступления, обрабатывать особые макеты документов или соединять системы, которые не охватывает ваш текущий продукт.

2. Точно определите, что система должна извлекать

Сервисы извлечения из документов могут возвращать структурированные поля и строки. Например, модель обработки счетов Microsoft поддерживает отсканированные документы, цифровые PDF и фотографии и извлекает информацию, такую как даты и суммы. Это описание возможности для тестирования, а не гарантия точности для ваших счетов. См. документацию модели обработки счетов Microsoft.

Укажите, как выглядит отсутствующее поле. Пустое значение с пояснением полезнее, чем правдоподобное измышление. Рассматривайте кредит-ноты как отдельный тип документа, сохраняйте отрицательные суммы и решите, как обрабатывать вложения, содержащие несколько счетов.

3. Постройте проверки вокруг данных, а не только вокруг оценки ИИ

Инструменты извлечения могут сообщать оценки уверенности. AWS рекомендует выбирать пороговые значения в зависимости от приложения и отмечать результаты с низкой уверенностью для более тщательной проверки. Используйте этот сигнал наряду с проверками по документу и бизнес-записям; высокая оценка сама по себе никогда не должна авторизовывать платёж. См. руководство по извлечению Amazon Textract.

Полезные проверки включают сверку сумм, проверку существования поставщика, принадлежность счета нужному юридическому лицу и контроль того, не был ли аналогичный счет уже получен. При поиске дубликатов следует учитывать поставщика, номер документа и сумму, предусмотрев способ разрешения обоснованных исключений.

Не передавайте рабочему процессу извлечения данных полномочия по изменению банковских реквизитов. ФБР рекомендует независимо проверять изменения номеров счетов или платежных процедур для защиты от компрометации деловой переписки (BEC). Используйте уже сохраненные надежные контактные данные. См. руководство ФБР по компрометации деловой переписки.

Предоставьте проверяющему возможность видеть оригинал счета рядом с извлеченными полями, выделяя непройденные проверки. Фиксируйте исправления и решение об утверждении. У сотрудника, утверждающего покупку, и у проверяющего извлеченные данные могут быть разные обязанности; четко разграничьте их.

4. Протестируйте сложные счета до подключения живых счетов

Сформируйте тестовую выборку из документов, которые вы имеете право использовать. Включите как стандартные счета, так и случаи, создающие дополнительную нагрузку: нечеткие сканы, кредит-ноты, незнакомых поставщиков, мультивалютные операции, повторные отправки и недостающие страницы. Если бизнес работает в Великобритании, США и Европе, включите реальные языки и форматы дат, с которыми вы сталкиваетесь.

Поручите компетентному специалисту независимо подготовить эталонные ответы. Проверяйте как точность отдельных полей, так и сквозной результат: правильно распознанной итоговой суммы недостаточно, если счет попадет не к тому утверждающему.

• Отправьте один и тот же счет дважды и убедитесь, что в результате создается только один черновик записи.
• Прервите соединение с бухгалтерской системой и повторите попытку; убедитесь, что повтор не приводит к появлению дубликата.
• Используйте документ с неполными данными и убедитесь, что пропуск остается наглядным.
• Включите запрос на изменение банковских реквизитов и проверьте, что он направляется в отдельный процесс верификации.
• Если задействована генеративная модель, добавьте в документ текст с указанием обойти этап утверждения; убедитесь, что текст внутри документа не может переопределить правила вашего рабочего процесса.

Начните с черновиков записей или тестовой среды. До любого проведения в рабочей системе согласуйте целевые поля, права доступа, оповещения об ошибках и порядок сторнирования ошибочных проводок. Бухгалтерскую и налоговую классификацию для соответствующего юрлица должен определять ваш бухгалтер.

5. Измерьте стоимость проверенного счета

Рассмотрите этот гипотетический пример, основанный на плановых допущениях, а не на фактических результатах клиентов. Компания обрабатывает 300 счетов в месяц. Ручной ввод и проверка занимают по шесть минут на каждый: в общей сложности 30 часов.

Предположим, пилотный проект сокращает проверку 240 простых счетов до двух минут на каждый. Оставшиеся 60 исключений по-прежнему требуют по шесть минут. Тогда работа по проверке занимает в сумме 14 часов. Добавьте два часа на управление рабочим процессом, и ежемесячный итог составит 16 часов: высвобождается 14 часов рабочего времени.

При предполагаемой внутренней ставке £25 в час эта высвобожденная емкость оценивается в £350. Если программное обеспечение и внешняя поддержка обходятся в £180 в месяц, расчетная выгода составит £170 до вычета затрат на внедрение. Это не означает прямой экономии £350 живыми деньгами, если фактические расходы не сократятся. Более медленная проверка или рост числа исключений могут изменить целесообразность решения.

Используйте собственную валюту и показатели. Отслеживайте исправления, долю исключений, время до утверждения и дублирующие проводки так же, как и сэкономленные минуты. Оценивайте процесс целиком: перенос нагрузки с ввода данных на устранение сбоев не является прогрессом.

6. Составьте бриф, который поставщик сможет реализовать

Опишите ежемесячный объем, каналы поступления, бухгалтерскую систему, обязательные поля, языки, валюты и маршрут утверждения. Назначьте ответственного за очередь проверки. Попросите потенциального поставщика продемонстрировать обработку сложных случаев на репрезентативных примерах, разъяснить регулярные платежи и показать, как ваша команда сможет выгрузить документы и данные в случае прекращения сотрудничества.

Согласуйте, какие задачи должен решать первый релиз, прежде чем добавлять другие типы документов. Разумным стартовым объемом могут стать один входящий ящик бухгалтерии, утвержденные поставщики и проверка черновиков счетов финансовой службой. Масштабируйте процесс только после того, как измеренные трудозатраты на проверку подтвердят его эффективность.

Хотите сократить рутину при обработке счетов? Расскажите Evoogen, как поступают счета, какое бухгалтерское ПО вы используете и на чем команда теряет время. Сначала опишите процесс; для начала диалога отправлять конфиденциальные счета не требуется.